Đánh giá và chứng nhận

1.Đánh giá (Audit)
Khái niệm Audit (đánh giá) xuất phát từ tiếng Latin: audire = nghe. Đánh giá chất lượng là một việc kiểm tra có hệ thống và độc lập với mục đích tìm điểm yếu của một tổ chức, gợi ý biện pháp cải tiến và xem xét lại kết quả những biện pháp này. Đánh giá chất lượng được làm theo kế hoạch bởi những chuyên viên đánh giá (Auditor) độc lập đã được đào tạo riêng cho công việc này. Kế hoạch đánh giá định nghĩa đánh giá cái gì, bao giờ, như thế nào và ở đâu. Tài liệu cần thiết cho đánh giá có thể là là danh sách những yêu cầu của khách hàng (Bản thông số kỹ thuật), bản vẽ, tiêu chuẩn, kế hoạch thử nghiệm, bảng thu thập lỗi và danh sách kiểm tra. Tùy theo đánh giá cái gì và ai đánh giá mà người ta phân biệt nhiều loại đánh giá (Hình 1). 

Đánh giá sản phẩm. Đánh giá sản phẩm có mục đích kiểm tra xem những đặc tính chất lượng có phù hợp với quy định trong bản vẽ và tiêu chuẩn đã dùng cũng như kiểm tra xem những yêu cầu về chất lượng, đặc biệt là những yêu cầu của khách hàng hoặc người đặt hàng về chức năng và sự an toàn, có được thỏa mãn không. Đánh giá quy trình. Đánh giá quy trình có mục đích tìm cơ hội cải tiến quy trình. Người ta kiểm tra và đánh giá tính ổn định, hiệu năng làm việc và hiệu quả kinh tế của quy trình cũng như sự phù hợp của nó với luật pháp, tiêu chuẩn và lập thành tài liệu của quy trình. Đánh giá hệ thống. Đánh giá hệ thống là sự đánh giá hiệu năng và khả năng vận hành của toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng của một doanh nghiệp để tìm nhược điểm, biện pháp sửa đổi và cải tiến. Đánh giá nội bộ và đánh giá từ bên ngoài. Đánh giá nội bộ là công cụ của ban điều hành để tự đánh giá năng lực của tổ chức. Đánh giá từ bên ngoài phân biệt đánh giá nhà cung cấp và đánh giá để chứng nhận. Qua việc đánh giá nhà cung cấp, các công ty đánh giá nhà cung cấp của họ phần lớn dưới dạng đánh giá quy trình. Đánh giá để chứng nhận là đánh giá năng lực và hệ thống điều hành của một công ty.
2.Chứng nhận
Chứng nhận là một quy trình kiểm tra và công nhận hệ thống chất lượng của một công ty bởi một tổ chức có thẩm quyền (Hình 2)

. Trên nguyên tắc việc xin chứng nhận là một chuyện tự nguyện, nhưng ngày nay các công ty thường bị áp lực từ nhiều nơi để xin chứng nhận. Thí dụ một hãng sản xuất xe hơi chỉ được quyền bán xe khi hãng chứng minh được khả năng của mình qua một giấy chứng nhận do cơ quan nhà nước phụ trách về xe hơi cấp phát. Nhiều khách hàng chỉ đặt hàng ở những công ty đã được chứng nhận. Trên thực tế nếu một nhà cung cấp không có một hệ thống quản lý chất lượng đã được chứng nhận (Hình 1, Trang 62) thì không có cơ hội để được khách hàng lớn công nhận cho vào danh sách nhà cung cấp chính. Sự công nhận được thực hiện theo quy định của các chuẩn quốc tế, thí dụ như bộ chuẩn ISO-9000 hay bộ chuẩn tương đương ISO/TS 16949 của công nghệ ô tô. Sự chứng nhận được thực hiện bởi các tổ chức kiểm tra độc lập thí dụ như DQS (Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen – Cơ quan chứng nhận hệ thống quản lý Đức), TÜV hay DEKRA. Giấy chứng nhận thường có giá trị ba năm. Những điều sau đây được kiểm tra:
• Tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng (sổ tay chất lượng, quy định quy trình, phương thức làm việc, phương thức thử nghiệm),
• Sự thực hiện những quy trình làm việc trong thực tế
• Hiệu năng làm việc và hiệu quả kinh tế của quy trình.

3. Cải tiến liên tục quy trình: Nhân viên tối ưu hóa quy trình
Để có thể cạnh tranh trên thị trường các công ty cố gắng đổi mới và cải tiến liên tục để tiếp tục phát triển sản phẩm. Nghĩa của chữ Innovation (Latin innovatio: đổi mới) là một tiến bộ vượt bậc qua một phát minh, một quy trình sản xuất mới hay là một đầu tư lớn vào máy móc và thiết bị mới. KVP viết tắt của tiếng Đức Kontinuierlicher Verbesserungsprozess, tiếng Anh ‘Continuous Improvement Process‘ (CIP) có nghĩa là Quy Trình Cải Tiến Liên Tục (QTCTLT). Người Nhật, người đã triển khai phương pháp nâng cao chất lượng này và áp dụng nó một cách thành công đặc biệt, gọi nó là KAIZEN (Hình 1)

. Mục tiêu của Quy trình cải tiến liên tục và KAIZEN là sự nâng cao chất lượng không ngừng và đồng thời làm giảm chi phí. QTCTLT và KAIZEN nhằm mục đích dùng kết quả của những cố gắng liên tục hàng ngày để cải tiến sản phẩm, quy trình và tổ chức bằng những bước nhỏ. Cách thi hành QTCTLT dựa vào nhân viên cũng như vào nỗ lực làm tối ưu chi tiết của quy tình. Theo triết lý KAIZEN các nỗ lực làm tối ưu phải bắt đầu từ sản xuất. Chỉ có người nào làm việc hàng ngày trong sản xuất mới nhận biết được những điểm yếu của quy trình một cách hiệu quả và biết cách sửa đổi cho tốt hơn. Những vấn đề xảy ra được các thành viên của quy trình giải quyết tại chỗ. QTCTLT là sự sửa đổi không ngừng cách thức làm việc, quy trình làm việc và phương pháp làm việc để cải tiến luồng thông tin và chi tiết gia công với mục đích đạt được chất lượng cao hơn cho sản phẩm và dịch vụ (Bảng 1)

. QTCTLT và KAIZEN đòi hỏi sự chấp nhận, động viên và đào tạo trong thái độ giải quyết vấn đề, sự thông tin thường xuyên giữa nhân viên cũng như tinh thần làm việc nhóm với cường độ cao. Thành viên của mỗi nhóm, tối đa 10 người nên đến từ nhiều lãnh vực khác nhau của công ty.

Bảng 2 chỉ dẫn những quy tắc cơ bản cho việc thực hành QTCTLT. Ngoài ra QTCTLT và KAIZEN cũng nhắm vào việc diệt trừ lãng phí. Tất cả những gì không đóng góp vào sự gia tăng giá trị của sản phẩm đều là lãng phí nguồn lực, thí dụ như sửa chữa lại lỗi sai hỏng hay thời gian đợi (Bảng 3)